Prvi koraci
Dobrodošli u Moj Termin.
Glavna funkcija ovog servisa je jednostavno i lako online zakazivanje termina. Ono što odlikuje ovaj servis, osim jednostavnosti za vaše klijente, jeste i potpuna kontrola nad vašim podacima, zakazanim terminima i zaposlenima.
Takođe, tu su i email obaveštenja koja stižu kako vama, tako i vašim klijentima koji su zakazali termin. Više o obaveštenjima pročitajte ovde.
Nakon što ste uspešno kreirali nalog, preporučujemo da prvo podesite osnovne podatke o vašoj firmi. U sekciji Podešavanja možete uneti naziv preduzeća i postaviti logo, što će vašim klijentima omogućiti da vas lakše prepoznaju.
Ispod se nalazi sekcija za dodavanje lokacija. Dodajte minimalno jednu lokaciju kako ne bi dolazilo do problema i kako biste nesmetano mogli da promenite paket ukoliko bude potrebe za tim.
Ako vaš paket podržava više lokacija, ovde možete dodati i sve poslovnice ili radna mesta vaše firme. Svaka lokacija može imati svoj naziv, adresu, posebno radno vreme i dužinu trajanja termina. Podrazumevano radno vreme je od ponedeljka do petka od 8h do 16h, dok su podrazumevane dužine trajanja termina 30 minnuta i 1 sat. Radno vreme možete podešavati kako Vam odgovara za svaki dan posebno od 00h do 24h. Takođe možete da podešavate i dužine trajanja termina.
Kako ne bi dolazilo do zabune, dugmad za podešavanje radnog vremena i trajanja termina, na samom vrhu su podrazumevana radna vremena čije se vrednosti uzimaju kada dodajete novo radno mesto. Kada dodate radno mesto možete podesiti njegovo radno vreme i trajanje termina posebno ukoliko to želite.
Sledeći korak je dodavanje zaposlenih. U sekciji Zaposleni možete kreirati naloge za radnike, dodeliti im pristup određenim lokacijama i omogućiti im da upravljaju terminima. Svaki zaposleni dobija svoj pristupni nalog i može samostalno pratiti svoje termine.
Kada završite sa osnovnim podešavanjima, spremni ste da počnete sa zakazivanjem termina i korišćenjem svih funkcionalnosti sistema.
Upravljanje podacima
Upravljanje terminima
Kako bi efikasno upravljali terminima, i iskoristili pun potencijal ovog servisa, ovde možete saznati sve funkcije. Na početnoj strani se nalazi sekcija koja prikazuje 20 najnovijih termina i osnovnu statistiku. Ta sekcija služi za brzi pregled novih termina i statistike.
Dok na strani termini možete naći kalendar sa svim terminima. U kalendaru možete odabrati datum i ispod će se prikazati svi termini za taj dan. Svaki termin ćete moći da potvrdite, otkažete i izmenite vreme i datum. Prilikom potvrđivanja, izmene ili otkazivanja termina vaš klijent koji je zakazao termin dobija email obaveštenje na adresu koju je uneo prilikom zakazivanja. Takođe kada neko zakaže termin vama i svim vašim zaposlenicima stiže email obaveštenje.
Na početnoj strani panela, možete Vi dodati novi termin za Vašeg klijenta. Njemu će stići obaveštenje na unetu email adresu.
Vaši klijenti će takođe imati opcije izmene i otkazivanja termina. Vama i vašim zaposlenima isto stižu obaveštenja o promenama, i termin će morati ponovo da se potvrdi.
Upravljanje nalozima – zaposlenima
Ovisno od odabranog paketa imate pravo na kreiranje naloga za vaše zaposlene. Kada dostignete ograničenje, biće vam onemogućeno kreiranje novih naloga. Prilikom kreiranja naloga za zaposlenog unosite ime, email, lozinku, broj telefona i radno mesto. Obavezno je uneti tačnu email adresu kako bi vaš zaposlenik primao email obaveštenja o novim terminima, dok lozinka treba da sadrzi najmanje 8 karaktera.
Kako budete dodavali korisnike tako će se oni pojavljivati u tabeli. Tabela sadrži promenljiva polja, i nakon promene podataka klikom na dugme „izmeni“ ćete sačuvati promene.
Lozinku naloga možete promeniti bilo kog trenutka klikom na dugme „nova loznka“, i to bez navođenja već postojeće lozinke. Takođe tu je funkcija brisanja naloga ukoliko to želite. Klikom na dugme „obriši“ dugme će pocrveneti i promeniće se tekst u „potvrdi“. Tek nakon klika na „potvrdi“ korisnik će biti obrisan.
Nalozi koje napravite za zaposlene će imati pristup samo za početnu stranu panela, termine , statistiku i pomoć. Takođe moćiće da vide samo termine koji su zakazani na poslovnici u kojoj rade.
Zakazivanje
Sistem Moj Termin omogućava jednostavno i brzo zakazivanje termina za vaše klijente.
Kako klijent zakazuje termin?
Klijent pristupa vašoj javnoj stranici za zakazivanje (link dobijate u podešavanjima ili putem QR koda). Na toj stranici bira željenu uslugu, lokaciju, datum i vreme, i ostavlja svoje podatke. Vaš klijent ne može zakazati termin u toku već postojećeg termina, tako da neće dolaziti do preklapanja. Takođe termini se mogu birati samo u okviru radnog vremena.
Kako vi upravljate terminima?
U kontrolnoj tabli (panelu) imate pregled svih zakazanih termina. Možete filtrirati termine po datumu kada je termin, datumu kada je termin zakazan (kada su podaci dospeli u bazu podataka) ili lokaciji. Svaki termin možete potvrditi, izmeniti ili otkazati. Klijent automatski dobija obaveštenje o svakoj promeni.
Dodavanje termina ručno
Ako želite, možete i sami ručno dodati termin za klijenta direktno iz panela, što je korisno za telefonska ili lična zakazivanja.
Napomena: Ukoliko imate personalni paket, maksimalno možete imati 20 termina mesečno.
Pretplata
Plaćanje usluga za sada još nije automatsko preko servisa kao što je Stripe. Zbog ovog nedostatka nakon isteka pretplate će biti postavljen rok od nekoliko dana preko za plaćanje i potvrdu sa naše strane. Ukoliko sledeći mesec platite u ovom dodatnom roku od 3 dana, vašoj pretplati se oduzima broj dana koji kasnite sa uplatom. Znači ako Vam pretplata ističe 5. dana u mesecu i vi platite 7. seldeći istek je ponovo 5. dana u mesecu.
Šta se dešava sa podacima ako ne stignem da obnovim paket na vreme?
Ukoliko ne stignete na vreme da obnovite paket, vama i vašim zaposlenima ostaje pristup panelu još 3 meseca, ali vaši klijenti neće moći zakazivati nove termine. A nakon isteka 3 meseca svi vaši podaci (termini, korsnici) će biti trajno obrisani.
Promena paketa
Za promenu paketa potrebno je kontaktirati info@mojtermin.com makar 4 dana pred istek trenutnog paketa. Naglasite email koji ste uneli prilikom registracije i na koji paket bi prešli.
Otkazivanje i promena paketa na jeftinije izbore
Otkazivanje i promena paketa na jeftiniji izbor je moguć u prva 3 dana od uplate pretplate. Kasnije se svi prihodi ulažu u dalje razvijanje servisa i povratak novca neće biti moguć nakon 3 dana.
Obaveštenja
Obaveštenja su jedna od najvažnijih funkcija ovog servisa. Ona vam štede vreme i ubrzavaju proces zakazivanja termina. Za sada se sva obaveštenja šalju putem email-a preko adrese notifications@mojtermin.site. Obaveštenja se šalju u određenim slučajevima kroz koje ćemo sada da prođemo.
Zakazivanje termina
Kada vaš klijent zakaže termin obaveštenja se šalju vama, svim vašim zaposlenicima i vašem klijentu. U emailu će se nalaziti njegovi podaci koje je uneo i dugme za potvrdu termina, kao i link do panela za izmenu.
Dok korisniku stiže email isto sa unetim podacima, i linkom za izmenu termina. Taj link će otvarati stranu na kojoj će moći da promeni vreme i datum termina, ili da ga otkaže ukoliko bude hteo.
Potvrda termina
Prilikom potvrde termina vaš klijent ponovo dobija obaveštenje o tome kako ste vi ili vaš zaposleni potvrdili termin i spreman je da primi klijenta. U email-u će biti podaci naloga koji je potvrdio termin, npr. ime i email.
Izmena termina
Izmene termina mogu da se dese sa strane vas (preduzeća) ili sa strane klijenta. U slučaju da neko iz preduzeća promeni termin, email stiže samo klijentu čiji je termin izmenjen.
U obrnutom slučaju, ako klijent menja termin, obaveštenja se šalju ponovo svim zaposlenima. U tom email-u će biti novi podaci termina, i termin će trebati ponovo da se potvrdi.